Windows 11에서 일상 작업을 자동화하는 방법

여러분은 컴퓨터가 지루한 일상 업무를 대신 처리해 주었으면 하고 바란 적이 있나요? Windows 11의 Power Automate 덕분에 컴퓨터를 사용하여 작업을 수행할 수 있습니다. 매일 반복되는 작업을 자동화하고 생산성을 높이는 방법은 다음과 같습니다.

1. 일일 정리 기능으로 데스크탑을 정리하세요

데스크톱에 파일을 저장하는 더 나은 방법도 있지만, 데스크톱은 하루 종일 스크린샷, 문서, 무작위 파일을 버리는 장소가 되는 경우가 많아 데스크톱이 엉망이 됩니다.

이 문제를 해결하려면 한 번의 클릭으로 데스크톱의 파일을 지정된 폴더로 자동 정렬하는 Power Automate 흐름을 만드세요.

이 흐름은 매일 정해진 시간에(Windows 작업 스케줄러를 통해) 실행되어 파일 유형에 따라 해당 폴더로 파일을 이동합니다. 예를 들어, 모든 .docx, .xlsx, .pdf 파일은 문서 폴더로 이동되고, .jpg, .png와 같은 이미지 파일은 이미지 폴더로 이동되고, .lnk 바로 가기 파일은 바로 가기 폴더로 이동됩니다.

Power Automate의 간단한 인터페이스를 사용하면 이러한 설정이 간단합니다. 먼저 데스크톱용 Power Automate를 열고 새 흐름을 클릭합니다 . "바탕화면 정리"와 같이 설명적인 이름을 흐름에 지정하고 만들기를 클릭합니다 . 메인 스트림 창으로 리디렉션됩니다. 여기에서 다음 스크립트를 복사하여 기본 흐름 영역에 붙여넣고 저장을 클릭합니다 .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Windows 작업 스케줄러를 사용하여 흐름이 자동으로 실행되도록 예약할 수 있습니다 .

2. 문서는 버전 관리 자동화로 구성됩니다.

버전 관리 기능은 개발자만을 위한 것이 아닙니다. 자주 업데이트되는 파일을 다루는 모든 사람에게는 생명의 은인입니다. 여러분은 문서 개정 내용을 추적하는 데 어려움을 겪었고, 종종 여러 버전이 서로 다른 폴더에 흩어져 있는 상황을 겪어본 적이 있을 것입니다. Power Automate와 OneDrive가 여러분을 도와드립니다.

PDF 와 스프레드시트 등 중요한 문서가 수정될 때마다 자동으로 OneDrive에 백업하는 흐름을 설정하세요 . Flow는 특정 폴더의 변경 사항을 모니터링하고 업데이트된 파일을 해당 폴더와 동기화합니다.

이렇게 하면 중요한 문서의 최신 백업이 항상 클라우드에 저장되므로 필요할 경우 이전 버전에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 마치 손가락 하나 까닥거리지 않고도 파일을 항상 안전하고 체계적으로 보관해주는 개인 비서가 있는 것과 같습니다.

참고 : 이 흐름을 설정하려면 브라우저에서 OneDrive 계정에 로그인해야 합니다.

또한 OneDrive에서 타임스탬프 버전을 구성하여 시간 경과에 따른 변경 사항을 추적할 수도 있습니다. 실수로 파일을 덮어쓰거나 이전 버전을 참조해야 하는 경우 OneDrive의 버전 기록을 통해 빠르게 복원할 수 있습니다.

3. 시간 절약을 위해 파일 변환을 자동화하세요

다양한 형식의 파일을 다루는 것은 골치 아픈 일이 될 수 있는데, 특히 파일을 수동으로 변환하는 경우에는 더욱 그렇습니다. Power Automate를 사용하기 전까지는 이런 지루한 변환 작업에 많은 시간을 소비했을 것입니다.

Power Automate 데스크톱 앱에는 여러 가지 기본 파일 변환 흐름이 있습니다. 지정된 디렉토리에서 새로운 파일을 모니터링합니다. Word 문서든 PowerPoint 프레젠테이션이든 파일이 추가될 때마다 Flow는 해당 파일을 PDF와 같은 원하는 형식으로 자동 변환합니다.

변환 후, 흐름은 처리된 파일을 유형과 목적에 따라 특정 폴더로 이동합니다. 이렇게 하면 모든 것을 체계적으로 정리하고 쉽게 찾을 수 있습니다.

하지만 실제로 시간을 절약할 수 있는 것은 마지막 단계입니다. Flow는 변환된 파일을 Outlook을 사용하여 이메일로 자동으로 공유합니다. 더 이상 수동으로 첨부하거나 파일 경로를 조작할 필요가 없습니다. 그냥 설정하고 잊어버리세요.

4. 일과 삶의 균형을 위한 Power Automate

직장과 개인 생활이 단 한 번의 클릭으로 해결될 수 있는 상황에서 일과 삶의 균형을 유지하는 것은 어려울 수 있습니다. 예정된 시간 외에 업무를 수행하는 것은 쉽습니다. 이럴 때 Power Automate와 Windows 작업 스케줄러가 유용합니다.

예를 들어, Outlook, Teams, 회사 VPN 등 업무 관련 앱을 매일 저녁 특정 시간에 닫는 흐름을 만듭니다. 이 기능을 사용하면 알림을 끊임없이 확인해야 하는 유혹에 빠지지 않고 업무에서 벗어나 즐거운 시간을 보낼 수 있습니다.

스레드는 Windows 작업 스케줄러의 예약된 작업에 의해 트리거되므로 예약된 시간에 일관되게 실행됩니다.

Power Automate Desktop에서 녹화를 사용하여 이 흐름을 만듭니다. 먼저, 닫고 싶은 애플리케이션을 열고 새로운 녹음을 시작하세요. 그런 다음 Power Automate가 작업을 기록하는 동안 각 앱을 수동으로 닫습니다. 녹음을 중지하면 앱을 종료하는 루틴을 재현할 수 있는 기본 흐름이 생깁니다.

다음으로, 녹화된 스트림을 편집하여 앱이 열리지 않는 등의 상황을 스트림에서 처리할 수 있도록 오류 처리 기능을 추가합니다.

주말에 비슷한 스트림을 만들면 더 엄격한 "무근무" 모드가 실행됩니다. 이 모드를 사용하면 사무실을 비웠을 때에도 Outlook에서 응답할 수 있으므로 업무와 여가의 경계가 더 이상 모호하지 않습니다.