OmniFocus 작업 관리 도구에 대해 알아보세요

일을 끝내는 방법은 체계적이고 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 신뢰할 수 있는 생산성 시스템입니다. 하지만 적절한 작업 관리 도구와 결합하면 시스템의 효율성이 더욱 높아집니다. 다양한 작업 관리 도구를 사용해 본 결과, OmniFocus가 작업을 완료하는 데 가장 적합한 도구라는 것을 알게 되었습니다.

목차

• 1. 받은 편지함에 작업 및 아이디어 기록 
• 2. 받은 편지함 처리
• 3. 작업을 프로젝트로 구성하세요
• 4. 할 일 목록에 참여하세요
  • 태그
  • 포석 도로
  • 관점
• 5. 진행 상황을 유지하기 위한 검토
• 자주 묻는 질문
  • 옴니포커스란 무엇인가요?
  • OmniFocus는 Android나 Windows에서 사용할 수 있나요?
  • OmniFocus는 무료인가요?

1. 받은 편지함에 작업 및 아이디어 기록

GTD 방법을 사용하여 작업을 효과적으로 관리하기 위한 첫 번째 단계는 작업을 한 곳에 기록하는 것입니다. 이는 모든 중요한 업무, 아이디어, 수신 이메일, 일정 이벤트를 여러분의 마음 밖에 있는 신뢰할 수 있는 시스템에 수집하는 것을 포함합니다.

이것이 중요한 이유는 이런 약속을 머릿속에만 담아두면 정신적 공간이 복잡해지고 스트레스와 미루기로 이어질 수 있기 때문입니다. OmniFocus는 나태함을 생산성으로 바꾸는 데 도움이 되는 최고의 앱 중 하나입니다. 앱의 받은 편지함 기능은 즉시 정리할 필요 없이 생각나는 대로 또는 다른 출처에서 떠오르는 모든 작업을 빠르게 입력할 수 있는 허브 역할을 합니다.

OmniFocus Inbox에 작업을 추가하는 방법에는 빠른 입력 바로가기를 포함하여 여러 가지가 있습니다. 기본적으로 이 설정은 Control + Option + Space 로 되어 있지만 OmniFocus > 설정 > 빠른 입력 바로 가기로 가서 사용자 지정할 수 있습니다 . 이 방법은 작업 흐름을 방해하지 않고 모든 애플리케이션이나 브라우저 창에서 Mac의 작업을 기록하는 가장 빠른 방법입니다.

또는 OmniFocus를 열고 받은 편지함 탭을 클릭하세요 . 다음으로, 도구 모음에서 새 작업 버튼을 클릭하여 작업을 시작합니다.

팁 : 직접 입력하는 것 외에도 메일, Safari 등 호환되는 앱에서 정보를 공유할 수 있습니다. 예를 들어, 메일 앱에서 이메일 제목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭( Control + 클릭)하고 공유를 선택한 다음 옵션에서 OmniFocus를 선택하여 받은 편지함에 추가합니다.

2. 받은 편지함 처리

모든 작업을 OmniFocus 받은 편지함에 기록한 후 GTD 방법의 다음 중요한 단계는 이러한 항목을 처리하는 것입니다. 이 단계에서는 각 받은 편지함 항목을 평가하여 혼란스러운 작업을 명확한 작업으로 전환합니다. 매일 받은 편지함을 처리할 시간을 따로 내는 것이 중요합니다.

OmniFocus를 사용하면 받은 편지함의 각 항목을 처리하여 실행 가능한지 여부를 결정하는 것부터 시작합니다. 그렇다면 2분 안에 완료할 수 있나요? 그렇다면 즉시, 예를 들어 이메일에 답장하여 그렇게 하세요. 그렇지 않은 경우 해당 항목을 승인, 연기 또는 삭제합니다.

특정 사람에게 작업을 할당하고 대기 태그를 사용하여 추적할 수 있습니다 . 받은 편지함에서 관련 작업을 클릭하고 대기 태그를 선택하세요 .

또는 태그 탭에서 작업을 위임할 각 사람에 대한 특정 태그를 만듭니다 . 다음으로, 작업이 완료될 것으로 예상되는 시기와 알림 날짜를 설정할 수 있습니다. 즉시 완료하거나 위임할 수 없는 나머지 작업은 연기됩니다.

한 단계로 끝나는 작업이라면 특정 프로젝트나 태그에 할당하고 마감일을 추가할 수 있습니다. 여러 단계로 구성된 작업인 경우 프로젝트 상자에 이름을 입력하고 Command + Return을 눌러 새 프로젝트를 만들 수 있습니다 . 해당 작업을 기존 프로젝트에 추가하려면 작업을 사이드바의 원하는 프로젝트로 끌어다 놓으세요.

3. 작업을 프로젝트로 구성하세요

OmniFocus 받은 편지함에서 각 항목을 처리한 후에는 이를 프로젝트로 구성할 차례입니다. 이 단계는 추적하고 체계적으로 완료할 수 있는 관리 가능한 단위로 업무량을 구성하는 데 도움이 됩니다. 다행히도 OmniFocus는 작업의 특성과 원하는 결과에 따라 작업을 구성하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다.

먼저, OmniFocus의 폴더를 사용하여 관련 작업을 더 광범위한 범주로 그룹화하는 것을 고려해 보세요. 예를 들어, 개인적인 업무를 위한 개인 폴더, 업무 관련 업무를 위한 업무 폴더 , 학업 업무를 위한 학교 폴더를 만들 수 있습니다 .

각 폴더 에는 삶의 특정 영역과 관련된 여러 프로젝트가 들어 있으며, 각 프로젝트마다 고유한 작업이나 과제가 있습니다. OmniFocus에서 폴더를 만들려면 프로젝트 탭으로 가서 사이드바 하단에 있는 + 버튼 을 클릭 하고 폴더 추가를 선택하세요 .

다음으로, 각 폴더 내에서 구체적이고 실행 가능한 프로젝트를 만듭니다. OmniFocus의 프로젝트는 정의된 결과나 목표를 가진 관련 작업의 그룹입니다. OmniFocus는 다음을 포함하여 세 가지 주요 프로젝트 유형을 제공합니다 .

• 순차적 프로젝트는 특정 순서에 따라 완료해야 하는 작업으로 구성됩니다. 예를 들어, 저널 기사 쓰기 프로젝트에는 일반적으로 특정 순서에 따라 수행되어야 하는 조사, 초안 작성, 집필, 편집 및 출판 작업이 포함됩니다.
• 병행 프로젝트 에는 홈 오피스를 마련하는 것처럼 원하는 순서로 또는 동시에 수행할 수 있는 작업이 포함됩니다.
• 단일 작업 목록은 관심 없는 작업이나 프로젝트를 위한 것입니다. 하지만 책을 쓰거나 새로운 언어를 배우는 것과 같은 미래의 목적이나 식료품 쇼핑과 같은 일상적인 업무를 위해 이를 추구하고 싶을 수도 있습니다.

4. 할 일 목록에 참여하세요

GTD 방법의 다음 단계이자 가장 중요한 단계는 업무에 참여하는 것입니다. 이 단계에서는 맥락, 우선순위, 가용 시간, 에너지 수준을 토대로 어떤 작업을 수행할지 선택하는 것이 포함됩니다. 이는 귀하의 능력과 목표에 맞는 현명한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

다행히도 OmniFocus는 효율적으로 작업에 참여하는 데 도움이 되는 다양한 필터링 기능을 제공합니다.

태그

이전에는 컨텍스트로 알려졌던 태그를 사용하면 작업을 위치, 사용 가능 시간, 에너지 수준, 우선순위 등으로 분류할 수 있습니다. 사용자 정의 태그를 만들고 귀하에게 중요한 기준에 따라 작업에 할당할 수 있습니다. 태그 탭으로 가서 하단에 있는 + (플러스) 버튼을 클릭하여 사용자 지정 태그를 만듭니다.

포석 도로

플래깅을 사용하면 즉각적인 주의가 필요한 우선순위가 높은 작업을 강조 표시하는 데 도움이 됩니다. 플래그가 지정된 항목을 플래그 지정 탭 에서 보는 것은 할 일이 많고 가장 중요한 작업에 먼저 집중해야 할 때 도움이 될 수 있습니다.

관점

관점을 통해 작업을 필터링하고 보는 방법을 더욱 효과적으로 제어할 수 있습니다. 여기에서는 태그, 마감일, 기간, 플래그 등 여러 매개변수를 한 번에 정의하여 작업을 필터링하고 작업에 대한 사용자 정의 보기를 만들 수 있습니다. 관점 메뉴 로 가서 관점 추가를 선택하여 사용자 지정 보기를 만듭니다.

5. 진행 상황을 유지하기 위한 검토

검토 단계는 Getting Things Done 방법에서 매우 중요합니다. 이 단계에서는 우선순위나 상황의 변화를 반영하여 작업과 목표를 정기적으로 재평가할 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 업무가 간과되는 것을 방지하고 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.

OmniFocus에서 검토 탭 으로 이동하여 작업을 쉽게 검토할 수 있습니다 . 이 탭에는 검토가 필요한 프로젝트가 표시됩니다. 기본적으로 OmniFocus의 프로젝트는 매주 검토되도록 설정되어 있지만 OmniFocus > 설정 > 날짜 및 시간 으로 이동하여 검토 빈도를 사용자 지정할 수 있습니다 .

검토하는 동안 프로젝트에 추가 작업이 필요한지, 여전히 관련성이 있는지, 아니면 완전히 제거해야 하는지 평가할 수 있습니다. 만족스러우면 프로젝트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '검토됨으로 표시'를 선택하세요 .

GTD 방법을 사용하여 작업을 구성하는 데 도움이 되는 작업 관리자를 찾고 있다면 OmniFocus를 사용해 보세요. OmniFocus의 특징과 기능은 우선순위를 지키고 궁극적으로 목표를 달성하는 데 효과적인 도구입니다.

자주 묻는 질문

옴니포커스란 무엇인가요?

OmniFocus는 사용자가 작업을 효율적으로 수집, 정리하고 완료할 수 있도록 설계된 다양한 기능을 갖춘 작업 관리 도구입니다. 이 도구는 GTD(Getting Things Done) 방법에 중점을 두고 있으며 이 생산성 시스템에 맞는 다양한 기능을 제공하므로 일상 생활에 GTD를 적용하는 사람에게 이상적인 선택입니다.

OmniFocus는 Android나 Windows에서 사용할 수 있나요?

OmniFocus는 Mac, iPhone, iPad, Apple Vision Pro 등 Apple 기기에 맞춰 특별히 제작되었지만 웹에서도 접속할 수 있습니다. 여러 Apple 기기에서 원활하게 통합되므로 어디에 있든 작업과 약속을 추적할 수 있습니다.

OmniFocus는 무료인가요?

OmniFocus는 여러 가지 프리미엄 구독 플랜, 일회성 구매, 그리고 기능을 테스트해 볼 수 있는 14일 무료 체험판을 제공합니다.