OmniFocus 작업 관리 도구에 대해 알아보세요

일을 끝내는 방법은 체계적이고 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 신뢰할 수 있는 생산성 시스템입니다. 하지만 적절한 작업 관리 도구와 결합하면 시스템의 효율성이 더욱 높아집니다. 다양한 작업 관리 도구를 사용해 본 결과, OmniFocus가 작업을 완료하는 데 가장 적합한 도구라는 것을 알게 되었습니다.

1. 받은 편지함에 작업 및 아이디어 기록
2. 받은 편지함 처리
3. 작업을 프로젝트로 구성하세요
4. 할 일 목록에 참여하세요
5. 진행 상황을 유지하기 위한 검토
자주 묻는 질문

1. 받은 편지함에 작업 및 아이디어 기록

GTD 방법을 사용하여 작업을 효과적으로 관리하기 위한 첫 번째 단계는 작업을 한 곳에 기록하는 것입니다. 이는 모든 중요한 업무, 아이디어, 수신 이메일, 일정 이벤트를 여러분의 마음 밖에 있는 신뢰할 수 있는 시스템에 수집하는 것을 포함합니다.

이것이 중요한 이유는 이런 약속을 머릿속에만 담아두면 정신적 공간이 복잡해지고 스트레스와 미루기로 이어질 수 있기 때문입니다. OmniFocus는 나태함을 생산성으로 바꾸는 데 도움이 되는 최고의 앱 중 하나입니다. 앱의 받은 편지함 기능은 즉시 정리할 필요 없이 생각나는 대로 또는 다른 출처에서 떠오르는 모든 작업을 빠르게 입력할 수 있는 허브 역할을 합니다.

OmniFocus 작업 관리 도구에 대해 알아보세요 — OmniFocus의 받은 편지함 탭은 작업을 기록하는 방법을 보여줍니다.

OmniFocus Inbox에 작업을 추가하는 방법에는 빠른 입력 바로가기를 포함하여 여러 가지가 있습니다. 기본적으로 이 설정은 Control + Option + Space 로 되어 있지만 OmniFocus > 설정 > 빠른 입력 바로 가기로 가서 사용자 지정할 수 있습니다 . 이 방법은 작업 흐름을 방해하지 않고 모든 애플리케이션이나 브라우저 창에서 Mac의 작업을 기록하는 가장 빠른 방법입니다.

또는 OmniFocus를 열고 받은 편지함 탭을 클릭하세요 . 다음으로, 도구 모음에서 새 작업 버튼을 클릭하여 작업을 시작합니다.

팁 : 직접 입력하는 것 외에도 메일, Safari 등 호환되는 앱에서 정보를 공유할 수 있습니다. 예를 들어, 메일 앱에서 이메일 제목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭( Control + 클릭)하고 공유를 선택한 다음 옵션에서 OmniFocus를 선택하여 받은 편지함에 추가합니다.

2. 받은 편지함 처리

모든 작업을 OmniFocus 받은 편지함에 기록한 후 GTD 방법의 다음 중요한 단계는 이러한 항목을 처리하는 것입니다. 이 단계에서는 각 받은 편지함 항목을 평가하여 혼란스러운 작업을 명확한 작업으로 전환합니다. 매일 받은 편지함을 처리할 시간을 따로 내는 것이 중요합니다.

OmniFocus를 사용하면 받은 편지함의 각 항목을 처리하여 실행 가능한지 여부를 결정하는 것부터 시작합니다. 그렇다면 2분 안에 완료할 수 있나요? 그렇다면 즉시, 예를 들어 이메일에 답장하여 그렇게 하세요. 그렇지 않은 경우 해당 항목을 승인, 연기 또는 삭제합니다.

특정 사람에게 작업을 할당하고 대기 태그를 사용하여 추적할 수 있습니다 . 받은 편지함에서 관련 작업을 클릭하고 대기 태그를 선택하세요 .

또는 태그 탭에서 작업을 위임할 각 사람에 대한 특정 태그를 만듭니다 . 다음으로, 작업이 완료될 것으로 예상되는 시기와 알림 날짜를 설정할 수 있습니다. 즉시 완료하거나 위임할 수 없는 나머지 작업은 연기됩니다.

한 단계로 끝나는 작업이라면 특정 프로젝트나 태그에 할당하고 마감일을 추가할 수 있습니다. 여러 단계로 구성된 작업인 경우 프로젝트 상자에 이름을 입력하고 Command + Return을 눌러 새 프로젝트를 만들 수 있습니다 . 해당 작업을 기존 프로젝트에 추가하려면 작업을 사이드바의 원하는 프로젝트로 끌어다 놓으세요.

3. 작업을 프로젝트로 구성하세요

OmniFocus 받은 편지함에서 각 항목을 처리한 후에는 이를 프로젝트로 구성할 차례입니다. 이 단계는 추적하고 체계적으로 완료할 수 있는 관리 가능한 단위로 업무량을 구성하는 데 도움이 됩니다. 다행히도 OmniFocus는 작업의 특성과 원하는 결과에 따라 작업을 구성하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다.

먼저, OmniFocus의 폴더를 사용하여 관련 작업을 더 광범위한 범주로 그룹화하는 것을 고려해 보세요. 예를 들어, 개인적인 업무를 위한 개인 폴더, 업무 관련 업무를 위한 업무 폴더 , 학업 업무를 위한 학교 폴더를 만들 수 있습니다 .

각 폴더 에는 삶의 특정 영역과 관련된 여러 프로젝트가 들어 있으며, 각 프로젝트마다 고유한 작업이나 과제가 있습니다. OmniFocus에서 폴더를 만들려면 프로젝트 탭으로 가서 사이드바 하단에 있는 + 버튼 을 클릭 하고 폴더 추가를 선택하세요 .

다음으로, 각 폴더 내에서 구체적이고 실행 가능한 프로젝트를 만듭니다. OmniFocus의 프로젝트는 정의된 결과나 목표를 가진 관련 작업의 그룹입니다. OmniFocus는 다음을 포함하여 세 가지 주요 프로젝트 유형을 제공합니다 .

순차적 프로젝트는 특정 순서에 따라 완료해야 하는 작업으로 구성됩니다. 예를 들어, 저널 기사 쓰기 프로젝트에는 일반적으로 특정 순서에 따라 수행되어야 하는 조사, 초안 작성, 집필, 편집 및 출판 작업이 포함됩니다.
병행 프로젝트 에는 홈 오피스를 마련하는 것처럼 원하는 순서로 또는 동시에 수행할 수 있는 작업이 포함됩니다.
단일 작업 목록은 관심 없는 작업이나 프로젝트를 위한 것입니다. 하지만 책을 쓰거나 새로운 언어를 배우는 것과 같은 미래의 목적이나 식료품 쇼핑과 같은 일상적인 업무를 위해 이를 추구하고 싶을 수도 있습니다.

4. 할 일 목록에 참여하세요

GTD 방법의 다음 단계이자 가장 중요한 단계는 업무에 참여하는 것입니다. 이 단계에서는 맥락, 우선순위, 가용 시간, 에너지 수준을 토대로 어떤 작업을 수행할지 선택하는 것이 포함됩니다. 이는 귀하의 능력과 목표에 맞는 현명한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

다행히도 OmniFocus는 효율적으로 작업에 참여하는 데 도움이 되는 다양한 필터링 기능을 제공합니다.

이전에는 컨텍스트로 알려졌던 태그를 사용하면 작업을 위치, 사용 가능 시간, 에너지 수준, 우선순위 등으로 분류할 수 있습니다. 사용자 정의 태그를 만들고 귀하에게 중요한 기준에 따라 작업에 할당할 수 있습니다. 태그 탭으로 가서 하단에 있는 + (플러스) 버튼을 클릭하여 사용자 지정 태그를 만듭니다.

포석 도로

플래깅을 사용하면 즉각적인 주의가 필요한 우선순위가 높은 작업을 강조 표시하는 데 도움이 됩니다. 플래그가 지정된 항목을 플래그 지정 탭 에서 보는 것은 할 일이 많고 가장 중요한 작업에 먼저 집중해야 할 때 도움이 될 수 있습니다.

관점

관점을 통해 작업을 필터링하고 보는 방법을 더욱 효과적으로 제어할 수 있습니다. 여기에서는 태그, 마감일, 기간, 플래그 등 여러 매개변수를 한 번에 정의하여 작업을 필터링하고 작업에 대한 사용자 정의 보기를 만들 수 있습니다. 관점 메뉴 로 가서 관점 추가를 선택하여 사용자 지정 보기를 만듭니다.

5. 진행 상황을 유지하기 위한 검토

검토 단계는 Getting Things Done 방법에서 매우 중요합니다. 이 단계에서는 우선순위나 상황의 변화를 반영하여 작업과 목표를 정기적으로 재평가할 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 업무가 간과되는 것을 방지하고 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.

OmniFocus에서 검토 탭 으로 이동하여 작업을 쉽게 검토할 수 있습니다 . 이 탭에는 검토가 필요한 프로젝트가 표시됩니다. 기본적으로 OmniFocus의 프로젝트는 매주 검토되도록 설정되어 있지만 OmniFocus > 설정 > 날짜 및 시간 으로 이동하여 검토 빈도를 사용자 지정할 수 있습니다 .

검토하는 동안 프로젝트에 추가 작업이 필요한지, 여전히 관련성이 있는지, 아니면 완전히 제거해야 하는지 평가할 수 있습니다. 만족스러우면 프로젝트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '검토됨으로 표시'를 선택하세요 .

GTD 방법을 사용하여 작업을 구성하는 데 도움이 되는 작업 관리자를 찾고 있다면 OmniFocus를 사용해 보세요. OmniFocus의 특징과 기능은 우선순위를 지키고 궁극적으로 목표를 달성하는 데 효과적인 도구입니다.

자주 묻는 질문

옴니포커스란 무엇인가요?

OmniFocus는 사용자가 작업을 효율적으로 수집, 정리하고 완료할 수 있도록 설계된 다양한 기능을 갖춘 작업 관리 도구입니다. 이 도구는 GTD(Getting Things Done) 방법에 중점을 두고 있으며 이 생산성 시스템에 맞는 다양한 기능을 제공하므로 일상 생활에 GTD를 적용하는 사람에게 이상적인 선택입니다.