Microsoft Word에서 편지 병합을 사용할 때 숫자 서식 오류를 해결하는 3 가지 방법

Mail Merge의 오랜 고민 중 하나는 Excel에서 숫자의 서식을 올바르게 지정할 수 없다는 것입니다. 다행히도 우리는 항상 탈출구가 있습니다. 편지 병합에서 숫자 서식 오류를 해결하는 3 가지 방법은 다음과 같습니다.

Microsoft Word 의 편지 병합 은 가장 인기있는 기능 중 하나입니다. 레이블, 편지 서식 파일, 전자 메일 또는 보고서를 매우 효과적으로 만듭니다. 사용법을 알면 작업 시간을 절약 할 수 있습니다. 불행히도, 모든 편지 병합 사용을 마스터하는 것은 골치 아픈 일입니다.

편지 병합 기능의 문제점 중 하나는 Excel 스프레드 시트에서 숫자의 형식을 올바르게 지정할 수 없다는 것입니다. 예를 들어 Excel의 판매 결과는 이제 100이지만 Word에서는 갑자기 99.99999999996로 바뀝니다!

다행히이 오류를 수정하는 것은 어렵지 않습니다. 실제로 편지 병합을 사용할 때 숫자 형식 오류 를 처리하는 3 가지 방법이 있습니다 . 스프레드 시트, 편지 병합 문서를 편집하거나 두 파일의 연결 방식을 변경할 수 있습니다. 이 솔루션은 거의 알려져 있지 않지만 더 이상 Word 2016을 지원하지 않는다는 점을 제외하고 가장 좋은 방법 일 수 있습니다.

참고 : 다음 단계는 Office 2016 에서 수행되지만 다른 버전의 Word 및 Excel에서도 계속 작동합니다.

1. Word에서 "숫자 스위치"사용

편지 병합에서 Excel의 숫자 서식을 올바르게 지정하는 첫 번째 방법은 Word 문서를 편집하는 것입니다. 특히 원하는 숫자 형식 코드를 Word 파일의 병합 필드-병합 필드에 적용합니다. 기본적으로 병합 필드는 Excel 스프레드 시트의 어떤 열에 처리 할 데이터가 포함되어 있는지 Word 문서에 알립니다. 필드에 서식을 적용하려면 숫자 스위치 (이전 명칭 Picture Switch)를 포함해야합니다. )를 필드의 코드 상자에 입력하십시오.

가장 먼저해야 할 일은 실제 필드 코드를 아는 것입니다. 문서 열고 편지 병합을 하고 탭을 클릭 우편물을 창 위에. 편지 병합 필드를 볼 수 있도록 미리보기 결과 단추가 꺼져 있는지 확인하십시오 . 그런 다음 편지 병합 상자를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 (예 : " 기부" ) 필드 코드 전환을 선택하십시오 . {MERGEFIELD Donation}과 같이 중괄호로 식별 된 해당 필드의 코드가 표시됩니다 . 이제 코드 끝에 숫자 스위치를 삽입하여 다음과 같이이 필드의 코드를 편집하십시오.

이 소프트웨어는 많은 이미지 코드를 제공합니다. 결과에 해당하는 4 가지 예는 다음과 같습니다.

보시다시피 숫자 스위치 코드는 숫자가 "\ #"이고 날짜가 "\ @"인 점을 제외하고 Excel 형식 코드와 동일합니다. 날짜 코드에는 따옴표를 사용하지만 숫자 코드에는 따옴표를 사용하지 마십시오. 더 많은 코드를 보려면 아래 표로 이동하거나 Microsoft Word에서 "숫자 스위치"에 대한 온라인 도움말을 방문하십시오.

다음은 숫자 필드 코드가 Excel 스프레드 시트의 "판매"열에서 데이터를 처리하는 방법에 대한 예입니다.

편지 병합 병합 필드의 숫자 스위치

실제로 Word와 Excel은 동일한 형식 코드를 사용하므로 동일한 형식 기능을 사용하지 않는 이유는 무엇입니까? 예를 들어 다음과 같이 MergeField 함수를 사용하지 마십시오.

이것은 실제로 많은 사람들의 관심사이며 아마도 Microsoft만이 답을 알고 있습니다.

참고 : Numeric Switch를 추가하거나 변경하면 결과가 즉시 나타나지 않습니다. 필드를 업데이트하거나 (마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 필드 업데이트를 선택 ) 메일 링 버튼 > 결과 미리보기를 클릭해야합니다 . 때로는이 작업을 2-3 회 반복해야합니다. 편지 병합 마법사를 사용하는 경우 한 단계 뒤로 물러나서 변경 내용의 영향을 확인하기 위해 실행 취소해야 할 수도 있습니다.

숫자 스위치는 믹싱 분야에서 잘 작동하지만 실수로 기억하고 실수하는 것은 조금 어렵습니다. 같은 느낌이 들면 다음 두 가지 방법 중 하나를 시도하십시오.

2. Excel 스프레드 시트 편집

편지 병합을 사용할 때 서식 오류가 발생하지 않도록하는 방법입니다. Excel 스프레드 시트에서 Excel의 숫자 나 날짜를 편지 병합 문서에 표시 할 텍스트 형식으로 변환하는 수식이 포함 된 열을 삽입합니다.

이렇게하려면 Excel의 TEXT 함수를 사용해야합니다. 사용자가 원하는 방식으로 숫자 나 날짜를 동등한 텍스트 형식으로 변환 할 수 있습니다. 이 솔루션의 단점은 서식 코드를 알아야한다는 것입니다. 이러한 코드는 사용자 지정 숫자 형식 기능에 사용 된 코드와 동일하지만 자신의 존재를 알고있는 Excel 사용자는 거의 없습니다.

예를 들어 TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") 및 TEXT (C5, "M / dd / yy") 수식은 숫자 및 날짜 데이터를 텍스트 데이터 (이 예에서는 "$ 12,345.67"및 "12/01/10")입니다.

팁 :이 수식이 포함 된 셀은 이탤릭체 또는 다른 이상한 색상과 같은 다른 스타일로 서식을 지정하여 숫자가 텍스트라는 것을 상기시켜야합니다. 이전 버전의 Excel 에서는 이러한 "숫자"를 계산에 사용할 수 없습니다. Excel 2016에서는 SUM 및 AVERAGE와 같은 합계 함수를 제외하고 모든 수식에 사용할 수 있습니다.

텍스트와 같은 숫자 및 날짜 형식의 장점은 텍스트가 Excel에서 왜곡없이 편지 병합을 사용하는 문서로 변환된다는 것입니다. 글꼴, 크기, 색상과 같은 형식 옵션은 변경되지 않습니다.

Excel의 TEXT 함수의 형식 코드

다음은 오른쪽에서 가장 일반적으로 사용되는 코드 모음입니다. 명심해야 할 것은 "0"과 "#"은 숫자의 자리 표시 자이지만 "0"은 숫자 0이 첫 번째 또는 마지막 위치에 나타나도록합니다. "#"은 선행 또는 최종 0이 아닌 숫자로 대체됩니다. 따라서 코드 "00000"은 뉴저지 우편 번호에서 선행 0이 잘리지 않도록합니다.

숫자, 날짜 및 시간에 대한이 코드는 TEXT 함수 또는 Excel의 사용자 지정 숫자 형식 (사용자 지정)에서 사용할 수 있습니다. 또한 Word 편지 병합 필드의 "숫자 스위치"에서도 사용할 수 있습니다.

Excel에서 코드와 Microsoft 2013의 Word 작동 방식에는 약간의 차이가 있습니다. Excel에서는 "M"또는 "m"을 몇 달과 몇 분 동안 사용할 수 있습니다. 대부분의 경우 Excel은 참조하는 장치를 알기에 충분합니다. 그러나 Word는 그렇게 "똑똑하지"않습니다. 월을 나타내려면 대문자를 사용해야합니다. 또한 Excel에는 "MMMMM"이라는 추가 코드가있어 한 달 동안 하나의 약어 만 반환합니다 (예 : J, F, M, A, ...).

TEXT 함수가 포함 된 몇 개의 열을 스프레드 시트에 추가하는 것은 편지 병합을 사용할 때 숫자 형식 오류를 수정하는 간단한 솔루션입니다. 이 셀은 숫자처럼 보이지만 SUM 및 AVERAGE 함수를 적용 할 수는 없다는 것을 기억하면됩니다. 다시 숫자로 변환해야하는 경우 VALUE 함수 만 사용해야합니다.

ROUND 기능을 다룰 때주의하십시오

일부 사람들은 TEXT () 함수 대신 ROUND () 함수를 사용하여 소수점 이하 자릿수를 줄이는 것을 선호합니다. 이름에서 알 수 있듯이 Excel의 ROUND () 함수는 기본적으로 사용자가 선택한 위치에서 10 진수를 반올림 또는 내림합니다. 이 방법의 장점은 반올림 된 숫자가 텍스트가 아니며 계산에 여전히 사용될 수 있다는 것입니다. 많은 경우에 ROUND () 함수는 편지 병합과 함께 잘 작동하지만 다음과 같은 이유로이를 피할 수 있습니다.

1. ROUND 함수는 달러 기호 나 수천 이상의 쉼표를 보유하지 않습니다.
2. ROUND는 끝에서 0을 자릅니다.
3. ROUND 함수는 때때로 편지 병합에 10 진수 오류를 표시합니다. 예를 들어, 편지 병합 문서는 소수점 4 자리를 표시하고 ROUND는 2 또는 3을 선택했습니다.

드문 경우지만 ROUND 함수로 인해 편지 병합이 약간 벗어날 수 있습니다. 예를 들어, 편지 병합은 1.0014 대신 1.0013을 표시합니다.

3. DDE 링크 사용

위의 두 가지 방법은 비교적 간단하지만 서식이 필요한 필드가 많으면 서식 코드를 기억해야하기 때문에 불편할 수 있으며 코드는 동일하지만 다른 방식으로 사용할 수 있습니다.

가볍고 쉬운 솔루션은 DDE (Dynamic Data Exchange)를 통해 Word를 Excel 통합 문서에 연결하는 것인데, 이는 일반적인 고정 바인딩 프로세스보다 낫습니다. 복잡한 것처럼 들리지만 편지 병합을 마스터 한 경우 DDE는 "작은 것"입니다. 간단한 2 단계 프로세스입니다. 첫 번째 단계로 DDE를 통해 파일을 열려면 Word를 켜면됩니다. 이 프로세스는 한 번만 수행하면됩니다.

Office 2016은 DDE를 지원합니까? Dynamic Data Exchange는 오래된 기술입니다. 때로는 제대로 작동하지만 Office 2016에서는 작동하지 않는 경우가 있습니다. Word에서 액세스하기 전에 Excel 데이터 원본을 열어야합니다. 일반적으로 Excel 데이터 소스에서는 워크 시트의 첫 번째 행에서 데이터 가져 오기를 시작해야합니다. 충분히 인내심이 있다면 Office 2016에서 DDE를 사용할 수 있습니다.

DDE 링크에 대해 Word 2013을 설정하려면 다음 단계를 수행하십시오.

• 파일> 옵션을 클릭하십시오 .
• 왼쪽 의 고급 탭 을 클릭하고 아래로 스크롤하여 일반 섹션으로 이동하십시오 .
• 열기시 파일 형식 변환 확인 상자를 선택하십시오 .

이제부터는 위의 작업을 수행 할 필요가 없습니다. 이제 IDE를 포함하여 다양한 형식과 경로로 Word 사본을 열 수 있습니다. 유일한 효과는 Word 이외의 파일을 열 때마다 프로그램이 선택 항목을 제공한다는 것입니다.

두 번째이자 마지막 단계는 편지 병합 프로세스의 데이터 원본을 선택하는 것입니다 ( Word 편지 병합 마법사의 3 단계 에서 또는 메일 링 리본에서 수신자 선택 단추 를 클릭 한 후 ). 이제 3 번 더 클릭하면됩니다.

• 사용하려는 데이터를 선택하면 새로운 " 데이터 소스 확인 " 대화 상자 가 나타납니다.
• 기본 링크 유형은 OLE이지만 원하는 유형은 아닙니다.
• 데이터 원본 확인 대화 상자 에서 모두 표시 상자 를 클릭합니다 .
• 확장 된 파일 형식 목록에서 DDE를 통한 MS Excel 워크 시트 (* .xls) 를 선택하십시오 . 최신 Excel 파일 형식을 사용하는 경우에도이 옵션을 사용하십시오 (* .xlsx).
• 요청한 경우 전체 스프레드 시트를 선택하고 있는지 확인하십시오 .

Word 문서 용 스프레드 시트를 선택한 경우 이번에는 DDE 링크를 통해 다시 선택해야 할 수도 있습니다. 그게 다야! 이제부터 Excel 형식이 Word 편지 병합 문서에 올바르게 적용되므로 병합하려는 데이터를 Excel 통합 문서의 첫 번째 통합 문서에 저장하는 것만 기억하면됩니다.

위의 편지 병합에서 숫자 형식 오류를 수정하는 방법 입니다. 그들이 당신에게 도움이되기를 바랍니다. 다른 방법이 있으면 언제든지 주저하지 마십시오.