Microsoft Outlook에서 빠른 단계를 사용하는 방법

Microsoft Outlook은 모든 사람이 가장 좋아하는 이메일 애플리케이션입니다. 사용하기 쉽고, 기업 환경에서 일반적으로 사용되는 생산성 향상 기능이 많이 있습니다. Outlook에서는 하루 종일 반복적인 작업을 수행하는 경우가 많습니다.

다행히도 Microsoft는 일련의 단계를 자동화하는 데 도움이 되는 빠른 단계라는 편리한 생산성 기능을 포함시켰습니다. 빠른 단계가 무엇인지, 그리고 Outlook에서 더 효율적으로 작업하기 위해 빠른 단계를 최대한 활용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

Microsoft Outlook의 빠른 단계는 무엇입니까?

빠른 단계는 Outlook 2013 이상에 포함된 사용하기 쉬운 생산성 기능입니다. 이 기능을 사용하면 일련의 반복적인 작업을 빠르게 자동화할 수 있습니다. 이러한 작업을 자동화하면 여러 사서함을 동시에 관리하기가 더 쉬워지고 매일 많은 시간을 절약할 수 있다는 이점이 있습니다.

다양한 상황에 맞게 빠른 단계를 활용할 수 있습니다. 일상적인 사용 사례로는 이메일을 특정 폴더로 자동으로 이동하고, 동시에 이메일을 동료에게 전달하고, 클릭 한 번으로 이메일을 중요한 이메일로 표시하는 것이 있습니다.

기본적으로 Microsoft Outlook에서는 자주 사용되는 몇 가지 빠른 작업을 제공합니다. 기본 빠른 단계를 그대로 사용하거나 필요에 따라 사용자 정의할 수 있습니다. 이것만으로 충분하지 않다면, 일상적인 업무 흐름을 개선하기 위해 사용자 정의 빠른 단계를 만들 수 있습니다.

Microsoft Outlook에서 기본 빠른 단계 사용

Microsoft Outlook에서는 이동 중에도 기본 빠른 단계를 쉽게 사용할 수 있습니다. Outlook(Office 365의 일부)에는 미리 정의된 4개의 빠른 단계가 있습니다. 이동, 관리자에게, 팀 전자 메일 , 회신 및 삭제입니다 .

이 항목을 처음 사용하려면 먼저 올바른 수신자 이메일 주소와 기본 폴더를 설정해야 합니다. 이동 기능을 사용하려면 아래 단계를 따르세요.

• 홈 탭 에서 빠른 단계 섹션 으로 이동을 클릭합니다 .

• 첫 번째 설정 대화 상자 에서 이메일을 이동할 폴더를 선택하고 필요한 경우 빠른 단계의 이름을 변경합니다.
• '저장'을 클릭하면 이메일을 빠르게 이동할 준비가 됩니다.
• 다른 폴더로 이동하려는 이메일을 선택하고 홈 탭에서 저장된 빠른 단계를 클릭합니다 . Outlook은 이메일을 구성된 폴더로 직접 이동합니다.

다른 기본 빠른 단계도 비슷한 방식으로 구성할 수 있습니다. 컴퓨터의 Microsoft Outlook에서 이메일을 보관하는 방법 도 알아보고 싶으실 겁니다 .

Microsoft Outlook에서 사용자 지정 빠른 단계를 만드는 방법

기본 빠른 단계가 작업 흐름에 맞지 않는 경우 쉽게 사용자 지정 빠른 단계를 만들 수 있습니다. 이는 이메일을 삭제하거나 전달하는 것과 같은 간단한 작업일 수도 있고, 동료에게 이메일을 전달한 다음 전용 폴더로 옮기는 것과 같은 일련의 작업일 수도 있습니다.

한 번 설정하면, 이러한 까다로운 작업을 단 한 번의 클릭으로 자동화할 수 있습니다. 이 예제에서는 Microsoft Outlook에서 사용자 지정 빠른 단계를 만듭니다.

• 이메일을 다른 폴더로 이동
• 이메일을 읽지 않음으로 표시
• 동료에게 이메일 전달
• 이메일을 중요 이메일로 표시

설정 방법은 다음과 같습니다.

• 홈 의 빠른 단계 탭 그룹 에서 새로 만들기 옵션을 선택합니다 .

• 이름 필드 에 빠른 단계의 이름을 지정합니다 (예를 들어, Demo 라고 이름을 지정합니다 ).
• 작업 섹션 의 드롭다운 목록에서 먼저 폴더로 이동을 선택 하고 대상 폴더를 지정합니다.
• 작업 추가 버튼을 클릭 하고 읽지 않은 것으로 표시를 선택합니다 .
• 다시 한 번, 작업 추가를 클릭하여 이메일 전달을 설정하고 전달을 선택합니다 .
• 받는 사람… 필드 에 이메일을 전달할 이메일 주소를 입력하거나 주소록에서 주소를 선택하세요.

• 마지막으로, 작업 추가를 클릭하여 플래그 상태로 전환합니다.
• 선택적으로 드롭다운 목록에서 바로가기 키를 설정할 수도 있습니다.
• 준비가 되면 마침을 클릭하세요 .
• 빠른 단계 섹션에서 사용자 지정 빠른 단계를 사용하거나 구성된 바로 가기를 사용할 수 있습니다.

Microsoft Outlook의 Quick Steps는 일상 업무를 쉽게 해주는 전문적인 이메일 애플리케이션으로서 Outlook의 명성을 입증합니다. Microsoft Outlook으로 전환하는 것을 고려하고 있다면, 다른 이메일 앱의 기능에 기분 좋게 놀라실 수도 있습니다.