편지 병합을 사용하여 Outlook에서 개인 메시지 대량 보내기

편지 병합은 몇 년 동안 연락하지 않은 오랜 친구 중 하나와 같습니다. 절실히 필요할 때까지 항상 과소 평가하고 무시하십시오.

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수백 권의 초대장을 관리해야 할 때까지는 그 잠재력을 깨닫지 못합니다. 어쩌면 그들은 청첩장이거나 주소 레이블과 이름 배지 일 것입니다. 걱정하지 마십시오 . 단 몇 분만에 몇 번의 클릭만으로 Microsoft Outlook 2016 을 통해 대량의 맞춤 메일을 보낼 수 있습니다. 다음 기사에서이를 수행하도록 안내합니다.

언제 편지 병합을 사용해야합니까?

편지 병합은 본질적으로 동일하지만 각 문서에 고유 한 세부 정보가 포함 된 여러 문서를 만들 때 사용됩니다. 이메일의 형식과 내용은 물론 그래픽도 동일합니다. 예를 들어 초대장에는 이름, 주소를 제외한 모든 내용이 동일합니다 ...

메일 그룹을 다른 사람에게 보내는 것과 달리 편지 병합은 각 수신자를 고유 한 수신자로 만듭니다.

편지 병합 기능은 다음 두 부분을 사용합니다.

• 전자 메일 내용을 작성하는 기본 문서 (여기서는 Microsoft Word)
• 데이터 원본 변경 (여기서는 Microsoft Outlook 연락처)은 일반적으로받는 사람의 주소와 이름입니다.

이 두 부분은 "병합"됩니다. Outlook을 Microsoft Office 제품군의 일부로 사용하면이 기능을 사용하여 각 사람이 개별 연락처에 맞게 개인화 된 여러 사람에게 메일을 보낼 수 있습니다.

Microsoft Office에서는 주소 정보에 다른 데이터 원본을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 Excel 스프레드 시트 나 Access 데이터베이스를 사용할 수 있습니다. 여기에서는 Outlook 연락처를 사용하여 전자 메일을 보냅니다.

편지 병합을위한 연락처 준비

Outlook을 시작한 후 다음 단계를 수행하십시오.

1. 사람 을 열어 연락처 목록을 표시하십시오.

개인화 된 이메일 목록에 포함 할 연락처를 선택하십시오 ( Ctrl + 클릭 ). 큰 목록을 쉽게 관리하려면 사용 가능한 정렬 옵션을 사용하십시오 ( 모두 옆 의 아래쪽 화살표를 클릭하십시오 ). 할 수 있습니다 분류 (카테고리별로 분류 카테고리로 같은 드롭 다운 메뉴에서).

참고 : 메일 병합은 메일 그룹에서 작동하지 않습니다.

2. 리본 메뉴에서 편지 병합> 연마> 작업 그룹을 선택 합니다.

3. 편지 병합 연락처 화면 에서 선택한 연락처에 대해 개인화 된 전자 메일을 보내면 선택한 연락처 만 선택 합니다. 병합 옵션 에서 다음 매개 변수를 선택하십시오.

• 문서 유형 : 양식 편지.
• 병합 : 이메일
• 메시지 제목 줄 : 모든 이메일의 제목 줄은 변경되지 않습니다. 따라서 주의를 기울 입니다 를 선택 합니다.

4. 확인을 클릭하면 Microsoft Word가 시작되어 개인 메시지를 작성할 수 있습니다.

Microsoft Word에서 개인화 된 메시지 작성

리본 메뉴의 우편물 탭 에서 인사말 라인 을 선택하여 인사말 라인 으로 메시지를 시작하십시오.

여기에서 볼 수 있듯이 대화 상자가 이미 채워져 있습니다. 이것은 연락처 목록에서 이름의 자리 표시 자일뿐입니다. 바로 아래에서 목록에서 이름의 미리보기를 확인할 수 있습니다. 여기에 제공된 옵션으로 항목을 사용자 정의 할 수 있습니다.

병합 필드 는 메일 링리스트의 열 머리글에서 가져옵니다. 따라서 불일치가 있으면 일치 필드 를 사용하여 병합이 정확하게 유지되도록하십시오. 일치하지 않는 필드를 표시하려는 경우 해당 필드 의 드롭 다운 목록을 클릭하고 목록에서 해당 열과 일치하는 열 이름을 선택하십시오.

확인 을 클릭 하면 인사말 줄의 자리 표시 자 필드가 Word 문서에 표시됩니다. 추가 필드와 함께 문서에 대한 추가 정보를 입력 할 수 있습니다.

병합 필드 삽입을 클릭하십시오 . 이 데이터는 원본 데이터 원본에 표시되어야하며이 경우 Outlook의 연락처 정보입니다.

인사말을 원하는 방식으로 서식을 지정하려면 후행 부호를 포함하여 전체 필드를 강조 표시하십시오. 홈 탭으로 이동하여 글꼴 설정을 사용 하십시오 . 또한 줄 간격 을 설정 하여 줄 간격이 문서의 나머지 거리와 일치하도록합니다.

메시지의 텍스트를 입력

메시지 열기는 GreetingLine 자리 표시 자 및 / 또는 추가 사례 추가를 통해 삽입 한 필드입니다. 이제 메시지 작성을 시작합니다.

메시지 본문이 완료되면 완료 및 병합> 이메일 메시지 보내기를 클릭하십시오 . 전자 메일로 병합 대화 상자에서 확인 을 클릭합니다 .

그런 다음 Word는 각 해당 전자 메일 주소로 개별 문자를 보냅니다. 다른 수신자를 참조하거나 숨길 수 없으며 전자 메일에 첨부 파일을 추가 할 수 없습니다.

편지 병합에 사용한 문서는 데이터 소스 (예 : 연락처)에 대한 링크도 저장하므로 편지 병합에 사용한 문서를 저장할 수 있습니다. 편지 병합 문서를 열 때 Word에서 연결을 유지하라는 메시지가 표시되면 예를 선택 합니다.

일단 익숙해지면 전체 프로세스가 처음부터 끝까지 몇 분 밖에 걸리지 않습니다. 또한 각 사람의 이메일 작성 시간을 소비하는 대신 이제 그룹의 인원 수에 관계없이 그룹에 대해 동일한 작업을 수행 할 수 있습니다.