직장에서 Gmail을 사용할 때 피해야 할 6가지 실수

Gmail은 오늘날 직장이나 일상생활에서 널리 쓰이는 의사소통 및 정보 교환 수단입니다. 업무용으로 Gmail을 사용할 경우 반드시 피해야 할 기본적인 실수가 몇 가지 있습니다. 직장에서 Gmail을 사용할 때 반드시 피해야 할 몇 가지 실수는 다음과 같습니다.

암호화되지 않은 민감한 파일 보내기

민감하거나 기밀 정보가 포함된 이메일 첨부 파일은 수동으로 암호화하는 것이 여전히 좋은 방법입니다. WinZip과 같은 응용 프로그램을 사용하면 간단히 파일을 압축할 수 있습니다. 그런 다음 수신자에게 ZIP 파일의 비밀번호를 보내서 열 수 있도록 합니다.

대량 이메일을 받으려면 "모두 답장"을 클릭하세요.

회사 전체에 이메일을 받으면 참조 필드에 많은 이메일 주소가 표시됩니다. 해당 회사 이메일에 답장하려면 매우 조심해야 합니다. '모두 답장' 버튼을 누르면 목록에 있는 모든 사람이 답장하게 됩니다.

회사 이메일을 개인적인 용도로 사용하세요

동료와 공유하는 경우라 할지라도 회사 이메일을 개인적인 목적으로 사용하지 마세요. 가장 좋은 방법은 상대방과 개인적으로 대화하거나 기기와 종단 간 암호화된 메시징 앱을 사용하는 것입니다.

BCC 기능을 사용하지 마세요

CC 기능에는 두 가지 유형이 있는데, 가장 많이 사용해야 하는 것은 BCC입니다. BCC 기능을 사용하면 수신자가 목록에 있는 다른 사람을 보지 않고도 여러 사람에게 이메일을 보낼 수 있습니다.

고객에게 대량 이메일을 보내는 경우 반드시 해당 이메일을 숨은참조로 보내야 합니다.

기업 이메일 관리 정책 이해

일부 회사에서는 회사 계정에서 보내는 모든 이메일 하단에 작은 글씨로 추가 이메일 관리 정책을 명시해 놓습니다. 이는 귀하가 따라야 할 회사의 이메일 관련 법적 정책이며, 또한 이메일의 내용은 회사의 자산임을 명시하고 있습니다. 이 관리 내용을 주의 깊게 읽고 이를 준수하여 위반 사항을 방지하시기 바랍니다.