이메일 백업 시 흔히 저지르는 5가지 실수

실수로 이메일을 삭제한 후 이메일 백업을 시작합니다. 하지만 불행히도 사람들은 이 과정에서 종종 많은 실수를 저지릅니다. 이메일을 대충 백업하거나 전혀 백업하지 않으면 이러한 실수로 인해 생명이 위험해질 수 있습니다.

목차

• 5. 백업 사이에 너무 오랜 시간 대기
• 4. 선택한 폴더만 백업
• 3. 백업이 복구 가능한지 확인하지 않음
• 2. 단일 백업 위치를 활용하세요
• 1. 백업을 암호화하지 마세요

5. 백업 사이에 너무 오랜 시간 대기

이메일이 받은 편지함에 안전하다고 가정하고 필요 이상으로 백업을 미루는 경우가 많습니다. 하지만 그동안 상황은 더 나빠질 수 있습니다. 예를 들어, Google 계정이 잠기거나 실수로 하나 이상의 이메일과 첨부 파일을 삭제할 수 있습니다. 사실, 많은 사람들은 중요한 이메일 스레드 전체를 잃어버릴 때까지 매달 백업을 계속할 수 있다고 생각합니다.

다행히도, 매일 또는 매주 이메일을 백업하는 습관을 들이는 것이 어렵지 않습니다. 백업을 수행하는 단계는 이메일 제공업체에 따라 다릅니다. 하지만 가장 인기 있는 이메일 제공업체 중 하나인 Gmail 의 경우 Google Takeout을 사용하여 데이터를 내보낼 수 있습니다. 그런 다음 쉽게 접근할 수 있는 외장 하드 드라이브, 클라우드 서비스 또는 다른 유사한 위치에 데이터를 저장할 수 있습니다.

4. 선택한 폴더만 백업

선택한 이메일이나 특정 폴더의 이메일만 백업하는 것이 좋은 생각처럼 보일 수 있지만, 때로는 오히려 역효과를 낼 수도 있습니다. 프로모션이나 보낸 편지함 등 백업할 생각도 하지 않은 이메일의 어딘가에 중요한 세부 정보가 묻혀버릴 수 있습니다.

물론, 무엇을 백업할 가치가 있는지는 본인만이 결정할 수 있습니다. 하지만 꼭 지켜야 할 규칙은 중요한 데이터는 두 번(한 번은 클라우드에, 한 번은 로컬에) 백업하는 것입니다. 반면, 그다지 중요하지 않은 데이터는 한 번만 백업해야 합니다. 손실되면 복구하기 가장 어려운 대용량 파일이므로, 모든 대용량 파일을 두 번 백업하는 것이 좋습니다. 특히 계약서나 여러 페이지로 된 문서와 같은 첨부 파일은 항상 접근할 수 있도록 우선순위를 정하는 것이 좋습니다.

3. 백업이 복구 가능한지 확인하지 않음

데이터 백업을 시작하면 파일이 잘못 내보내지고 있다는 사실을 깨닫지 못할 수도 있습니다. 파일을 다운로드했고 저장 위치에 백업할 준비가 되었다고 가정합니다. 이메일 중 일부를 복구하려고 시도했을 때에야 뭔가 잘못되었다는 것을 깨닫게 됩니다.

운이 좋으면 이 오류를 일찍 발견하여 중요한 데이터를 잃지 않을 수도 있습니다. 따라서 이메일 백업을 처음 하는 경우, 시간이 지나도 데이터를 복원할 수 있는지 테스트해 보세요. 백업 파일의 내용을 열고 모든 것이 제대로 로드되고 모든 데이터에 액세스할 수 있는지 확인하세요.

2. 단일 백업 위치를 활용하세요

​​단일한 백업 방법에만 의존하면 재앙이 올 수 있습니다. 이렇게 생각해 보세요. 모든 백업을 노트북에 저장해 두었는데, 그 노트북이 갑자기 고장나거나 분실되었다면 어떻게 하시겠습니까? 이런 상황은, 특히 오래된 이메일을 실제로 검색해야 할 때, 겪고 싶지 않을 것입니다.

가장 안전한 저장 장소에도 실패할 수 있습니다. 예를 들어, 하드 드라이브가 고장날 수도 있고, 클라우드 서비스가 해킹당할 수도 있습니다. 그렇기 때문에 적어도 여러 곳에 백업을 해두는 것이 가장 좋습니다. 이상적으로는 하나는 물리적 위치가 되고 다른 하나는 클라우드 서비스가 되는 것이 좋습니다. 3-2-1 규칙을 적용할 수도 있는데, 이는 기본적으로 다음을 의미합니다.

• 모든 중요한 이메일과 첨부 파일의 사본을 주기적으로 3개씩 만듭니다.
• 하드웨어 오류나 계정/연결 문제로 인한 데이터 손실 가능성을 최소화하기 위해 2가지 유형의 저장 위치를 ​​선택하세요.
• 마지막으로, 귀하의 데이터 사본을 물리적으로 떨어진 곳으로 보내야 합니다.

1. 백업을 암호화하지 마세요

모든 유형의 데이터를 백업하면 무단 액세스로부터 보호하기 위해 암호화해야 합니다. 많은 사람들은 모든 것을 단순하게 유지하고 싶어서 오랫동안 이메일 백업을 암호화하지 않았습니다. 하지만 민감한 정보를 다루고 있다면, 이는 미루어서는 안 될 일입니다. 불필요한 단계처럼 보일 수 있지만 누군가가 귀하의 파일에 액세스하려고 할 때 데이터를 크게 보호하는 데 도움이 될 수 있습니다.

데이터를 암호화하기로 결정한 경우 암호화 키를 안전한 곳에 보관하고 백업과 분리하여 분실하지 않도록 하세요. 열쇠가 없으면 데이터가 손실된 것과 마찬가지라는 점을 기억하세요.

많은 사람들은 이메일이 받은 편지함에 안전하게 보관되어 있고, 스스로 상황을 복잡하게 만들고 싶지 않기 때문에 백업할 필요가 없다고 생각했습니다. 이메일 백업을 시작하면서야 실제로 그렇게 어렵지 않다는 걸 깨닫게 됩니다. 언제든지 이메일이나 첨부 파일에 접근할 수 있다는 사실에서 얻는 마음의 평화는 그만한 노력을 들일 가치가 있습니다. 이메일이나 다른 데이터를 백업하는 것을 미뤄왔다면, 간편하게 설정할 수 있는 백업 팁을 숙지하여 백업을 미루지 않도록 하세요.