왜 Excel이 프로젝트 관리에 필요한 유일한 도구일까요?

많은 사람들이 다양한 프로젝트 관리 도구를 사용해 보았지만, 여전히 프로젝트 관리를 위해 Microsoft Excel 로 돌아옵니다 . 모든 사람에게 완벽하지는 않을지 몰라도, 이미 사용법을 알고 있는 간단하면서도 효과적인 솔루션입니다.

목차

• 무료로 시작하세요
• 프로젝트 관리를 위해 Excel을 사용하는 방법
• 무료 템플릿과 저렴한 템플릿이 많이 있습니다
• 귀하의 요구 사항에 맞게 완벽하게 사용자 정의 가능
• 확장이나 복제가 쉽습니다.
• 다른 사람들과 스프레드시트 공유
• 조건부 서식을 사용하면 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.
• 다양한 측면에 대한 탭 만들기

무료로 시작하세요

무료인 것에 반대하는 것은 어렵습니다. 여러분이 사용하고 싶어하는 프로젝트 관리 도구 중 상당수는 여전히 일부 최고의 기능을 유료로 제공하고 있습니다. Excel을 사용하면 처음부터 거의 모든 것이 무료입니다. Office 365 구독이 필요한 서식 옵션은 몇 가지에 불과하지만 구독하면 여러 가지 이점이 있습니다.

Excel을 온라인으로 사용하는 것도 무료입니다. Office 문서를 저장할 수 있는 5GB의 무료 저장 공간도 제공됩니다. 무료 데스크톱 옵션이 필요한 경우 무료로 사용할 수 있는 Excel 대안이 많이 있습니다.

프로젝트 관리를 위해 Excel을 사용하는 방법

프로젝트 관리를 위해 Excel을 사용하는 것은 Excel의 사용법을 배우는 데 몇 시간 또는 몇 주가 걸릴 필요가 없다는 것을 깨닫게 되면 쉬워집니다. 수식을 만드는 방법, 서식을 사용하여 인터페이스를 꾸미는 방법, 탭을 구성하는 방법을 알고 있다면 거의 모든 프로젝트를 관리하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있는 셈입니다.

새로운 것을 사용하는 방법을 배우는 데 절약한 시간을 새 프로젝트에 사용할 몇 가지 템플릿을 디자인하는 데 사용할 수 있습니다.

무료 템플릿과 저렴한 템플릿이 많이 있습니다

많은 사람들이 스프레드시트 디자인을 싫어하지만, 단순한 행과 열은 서로 모호하며 프로젝트 관리에 그다지 효과적이지 않습니다.

무료나 저렴한 프로젝트 관리 템플릿으로 시작해 보세요. Excel 자체에서 다양한 옵션을 찾을 수 있습니다. 이러한 옵션을 사용하면 작업, 일정, 예산 등을 추적할 수 있습니다. 귀하가 해야 할 일은 귀하 자신의 데이터를 입력하고 즐기는 것뿐입니다.

귀하의 요구 사항에 맞게 완벽하게 사용자 정의 가능

대부분의 프로젝트 관리 도구는 최소한의 사용자 정의 옵션을 제공합니다. 물론, 색상을 변경하고 일부 필드를 추가/제거할 수도 있지만 레이아웃이 고정되어 있어 항상 효율적인 것은 아닙니다.

Excel을 사용하여 프로젝트를 관리하면 모든 것의 모양과 느낌을 완벽하게 제어할 수 있습니다. 스프레드시트처럼 보일 필요도 없습니다.

물론, 스프레드시트를 완벽하게 사용자 지정하려면 시간이 좀 걸릴 것입니다. 하지만 조정하는 동안에도 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 10년 전에 만든 스프레드시트가 있는데, 시간이 지남에 따라 여전히 조정이 필요합니다.

확장이나 복제가 쉽습니다.

모든 프로젝트를 위해 처음부터 새로운 Excel 스프레드시트를 만들 필요는 없습니다. 요구 사항이 변경되었나요? 스프레드시트를 조정하기만 하면 됩니다. 새로운 그룹 구성원을 추가하시겠습니까? 새로운 멤버가 추가될 때마다 탭으로 시트를 확장합니다.

예를 들어, 고객별로 별도의 스프레드시트를 갖고 싶을 수 있습니다. 각 프로젝트마다 다른 스프레드시트를 사용하거나, 결과를 더 잘 추적하기 위해 매년 새로운 스프레드시트를 사용하는 것이 좋을 수도 있습니다. 스프레드시트를 만든 후 간단히 복사하여 몇 가지 조정만 하면 새 고객이나 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

파일 -> 사본 만들기 로 가세요 .

다른 사람들과 스프레드시트 공유

다른 사람이나 소규모 그룹과 함께 작업하는 경우 스프레드시트를 다른 사람들과 쉽게 공유할 수 있습니다. Excel이 없는 사람이라도 온라인에서 무료로 접속하거나 다운로드하여 무료 Excel 대체 프로그램 과 함께 사용할 수 있습니다 .

Excel 파일 형식은 매우 일반적이므로 대부분의 무료 대안 프로그램에서 읽고 저장할 수 있습니다. 누구도 편집하지 않고 공유하고 싶다면 PDF 로 공유하면 됩니다 .

장점은 스프레드시트를 공유하고 다른 사람들이 이미 모든 내용을 사용하는 방법을 알고 있을 가능성이 높다는 것입니다. 실제 프로젝트 관리 도구에 대해 너무 많은 질문을 하지 않고도 필요에 따라 세부 정보를 업데이트할 수 있습니다.

조건부 서식을 사용하면 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.

간단한 일이지만, 조건부 서식은 프로젝트 관리를 위해 Excel을 사용할 때 제가 가장 좋아하는 기능 중 하나입니다. 스프레드시트를 열면 다가오는 마감일과 일정에 뒤처졌는지 여부를 보여주는 색상으로 구분된 개요가 바로 표시됩니다.

프로젝트에 대한 지불이 수신되었는지, 알림 이메일을 보내야 하는지 등을 확인할 수도 있습니다. 특정 셀에 대한 조건부 서식을 설정하기만 하면 됩니다. 셀을 강조 표시하고, 색상 눈금을 추가하고, 수식을 삽입할 수 있습니다.

홈 -> 조건부 서식 으로 이동합니다 . 도구 모음이 어떻게 설정되어 있는지에 따라 먼저 홈 -> 스타일 로 이동해야 할 수도 있습니다 .

다양한 측면에 대한 탭 만들기

다른 프로젝트 관리 도구와 마찬가지로, 작업 목록만으로는 부족합니다. 타임라인, 업무 목록, 책임자, 메모, 연락처 정보, 예산 등이 필요합니다. 보다 복잡한 디자인의 경우 스프레드시트에서 세부 정보를 빠르게 찾을 수 있는 검색창을 만드는 것이 좋습니다.

프로젝트 관리를 위해 Excel을 사용하는 경우 각 측면에 대해 별도의 탭이나 시트를 만들기만 하면 됩니다. 예산을 위한 탭, 연락처를 위한 탭, 작업 및 메모를 위한 탭, 타임라인을 위한 탭이 있습니다.

각 워크시트는 완전히 다르게 보일 수 있습니다. 예를 들어, 간트 차트를 만들어 프로젝트 일정을 추적하세요. 처음부터 직접 만드는 것도 가능하지만, Excel에서 검색해서 찾을 수 있는 이와 같은 무료 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다.

대규모 팀의 경우 Excel이 항상 최선의 선택은 아닐 수 있습니다. 하지만 약간 창의적이고 비용을 절감하고 싶다면 Excel은 개인이나 소규모 팀으로서 거의 모든 프로젝트를 관리하는 데 이상적입니다.